La réalité veut qu’il y ait un roulement d’employés au sein d’une entreprise. Lorsqu’un employé quitte son poste, c’est tout « un disque dur » de savoir, d’expériences et de connaissances variées qui quitte avec lui, d’où la nécessité de préserver ces acquis qu’on nomme aussi mémoire corporative.

La gestion des urgences et de l’agenda quotidien, le tout mis en relief par les impératifs de résultats demandant énormément d’énergie pour tous. La gestion des connaissances en entreprises est souvent mise au « fond du tiroir » des tâches à accomplir et à assurer, faute de temps de qualité à y accorder.

De nos jours, les départs à la retraite, l’appât du gain facile et un marché d’emploi très compétitif font qu’une personne a l’embarras du choix dans la sélection des postes, endroits et/ou patrons qu’il désire avoir. L’effet indésirable pour certaines compagnies est qu’elles se retrouvent rapidement dans une situation délicate et précaire, en déficit d’employé parfois, pour plusieurs semaines, voir des mois.

La mémoire corporative agit directement sur la maintenance des connaissances au sein de l’organisation afin que celle-ci fonctionne de manière optimisée.

Au final le but de garder une mémoire d’organisation est de rendre plus facile et rapide les opérations et les décisions, peu importe dans quel domaine d’emploi vous évoluez.

Les différents types de savoir corporatif

Bien définir quels sont les types de savoir requis dans une organisation est primordial. Deux sortes de savoir doivent être en symbiose l’un avec l’autre.

Les connaissances explicites

Elles sont clairement expliquées avec le support de documents écrits ou informatique. Elles se partagent facilement et rapidement de personne à personne.

Les connaissances tacites

Se sont celles acquises avec le temps, ou celles innées chez un individu. C’est le savoir-faire et l’expérience. C’est un actif d’entreprise intangible faisant parti du capital humain et relationnel. On parle ici du pourquoi et comment sont prises certaines décisions, des relations interpersonnelles, des réseaux de contacts d’un individu. Les connaissances tacites reposent dans l’intellect des gens, d’où l’impossibilité d’extraction en direct de l’information recherchée.

Tout roulement de personnel peut influencer ces mémoires

Imaginons une PME de 10 employés. 2 personnes quittent leur poste. C’est 20% de la connaissance qui peut disparaître avec eux, comme ça sans avertissement. Aucune organisation sérieuse désirant se démarquer en affaire ne souhaite ça.

Préserver les connaissances

En partageant les savoirs au sein des organisations, l’employeur peut offrir des moyens et des périodes pour qu’un partage des mémoires se fasse. Une réunion par semaine, la tenue d’un 5 à 7 thématique, l’embauche d’une personne aux ressources humaines ayant dans ses tâches la transmission des savoirs, etc.

Identifier les postes critiques en ordre d’importance. Ne pas penser qu’uniquement les postes de directions sont cruciaux. Un magasinier peut avec son départ créer un trou énorme dans la connaissance des approvisionnements.

Avant d’oublier

Rappelez-vous que la mémoire corporative ou organisationnelle, regroupe les différents savoirs acquis par tous les employés.

La mémoire corporative est un outil essentiel à la gestion des performances, des apprentissages, des idées nouvelles, du fonctionnement et des prises de décisions dans une organisation.

Elle est une stratégie utile de préservation des connaissances importantes et joue un rôle clé dans la saine gestion d’une organisation se retrouvant en période de restructuration, de coupure ou renouvellement de contrats d’affaires ou d’employés.

Négliger cet aspect revient à mettre aux oubliettes ce que nous sommes, ce qu’on apporte et ce qu’on a apporté à la société en tant qu’entreprise.

Lorsque l'on parle de Facebook, Twitter, Linkedin ou Instagram pour ne nommer que ceux-ci, nous devons comprendre que ces réseaux sociaux représentent une réelle opportunité pour tous de rester en contact avec nos proches et amis, ainsi que nos contacts d’affaires. Nul ne peut remettre en question l’apport des réseaux sociaux dans notre manière de vivre. On peut partager des photos, soumettre des idées et opinions, ouvrir de possibles débats sur des sujets variés, et même exprimer à peu près n’importe quoi en mots et /ou en images. Il est même assez simple de se mettre en contact avec de futurs partenaires d’affaires en utilisant les réseaux conçus à cette fin.

Ces réseaux représentent aussi malheureusement, une excellente méthode pour des individus malveillants d’obtenir de l’information sur vous.

Sans trop y penser, la plupart des gens inscrivent sur leurs différents comptes en ligne des renseignements sur eux comme l’endroit où ils travaillent, leur date anniversaire, certaines relations plus particulières avec différentes personnes, leurs vacances, et même l’adresse de leur résidence. Il devient alors facile pour un cybercriminel d’apprendre des informations cruciales, ce qui pourraient évidemment se retourner contre eux.

Gardez confidentiels vos renseignements personnels

La cyber sécurité étant un domaine très vaste je vous propose ici quelques exemples de comportements simples à adopter afin de maximiser votre sécurité sur les réseaux sociaux.

  • Prenez le temps de vérifier les paramètres de confidentialité et de sécurité de vos réseaux sociaux. Tous les « followers » parmi vos contacts et visiteurs n’ont pas à avoir accès à vos renseignements personnels. Il est facile de modifier les paramètres selon le plus haut niveau possible de sécurité. Ainsi, vous décidez qui a accès à vos informations sur vos pages de réseaux.

  • Bien que la formulation soit parfois confuse, lisez la politique de confidentialité du réseau en question. Parfois, involontairement, nous donnons libre accès au site d’utiliser nos renseignements personnels.

  • Ne jamais divulguer sur la page de votre profil vos adresses courriel, numéro de téléphone ou adresse civique. Les détails de fréquentations des écoles de vos enfants, des loisirs qu’ils fréquentent, ou tout autre renseignements personnels qui pourraient être utilisés à de mauvais desseins.

  • Au moment d’afficher des photos, posez-vous la question si leur mise en ligne est appropriée ou si des éléments de celles-ci donnent accès à des informations personnelles sur vous. Par exemple, une photo de vous au volant de votre nouvelle voiture dans l’entrée de votre demeure qui montre votre adresse civique, ou celle du voisin. Est-ce que sur cette photo nous avons accès à votre numéro de plaque d’immatriculation ?

Bref, sans devenir paranoïaque, prenez le temps d’observer vos images avant de les publier.

  • Toujours fermer la session que vous avez ouverte avant de la quitter. Vider votre cache et fermer votre navigateur est un réflexe auquel vous devez adhérer instantanément et encore plus si vous partagez votre ordinateur ou appareil portable avec quelqu’un d’autre.

  • Évidemment ne jamais divulguer les informations relatives à vos périodes d’absences de la maison. Vous ne voudriez pas que quelqu’un commette un vol à votre domicile en sachant que vous êtes à l’autre bout du monde.

  • Uniquement vous devriez être en connaissance de vos noms d’utilisateurs et mots de passe. En donnant ses informations à une tierce personne vous lui donnez libre accès à prendre le contrôle total sur vos comptes. Elle peut ainsi faire des choses qui auront possiblement de fâcheuses conséquences pour vous.

  • Soyez toujours vigilants concernant les hyperliens. Bien que ça provienne en apparence d’une personne de votre connaissance, il est possible que des logiciels malveillants s’y cachent.

  • Utilisez un bon anti-virus et utilisez des systèmes d’exploitations plus sécuritaires. C’est simple et facile à se procurer.

  • Modifiez vos mots de passe. Inutile de mentionner les risques majeurs encourus si vos mots de passe se retrouvent entre d’autres mains que les vôtres. Des applications de gestion de mots de passe existent si vous avez de la difficulté à en créer.

L’art de la duperie sur les réseaux sociaux

Très créatifs, aussitôt qu’un stratagème d’escroquerie est mis au jour et bloqué, les cybercriminels inventent et mettent en place un nouveau plan d’attaque visant à vous flouer en vous promettant mer et monde.

Je vous propose quelques exemples d’arnaques parmi les plus populaires qui doivent faire allumer votre lumière rouge de mise en garde.

  • L’hameçonnage : créer des pages web fictives où vous devez vous inscrire et entrer un nom d’utilisateur et mot de passe.

  • Fausse demande d’un ami : sert uniquement à envoyer des pourriels.

  • Virement d’argent : Une personne que vous « connaissez » vous demande de virer de l’argent sur un compte bancaire.

  • Message de type « URGENT » : des logiciels malveillants peuvent s’y retrouver.

  • Les fausses mise à jour d’un logiciel : risque d’infection de votre ordinateur qui peut pirater votre profil en ligne et envoi des pourriels à vos contacts. Les fraudes par loterie sont un exemple.

  • Détournement de clic : piratage se servant de titre qui frappe l’œil et l’imaginaire tel que, sachez qui a accès à votre profil et vous demande de copier/coller un hyperlien pour accéder aux informations. Votre ordinateur sera possiblement infecté et se servira de votre carnet d’adresse pour envoyer des pourriels.

  • Page inventée : sert d’entrée pour un détournement de clic en offrant par exemples, des prix à remettre à vos contacts.

Soyez alerte mais pas alarmé

Bien que chacune des arnaques énumérées ci-haut existent, vous ne devez quand même pas vous inquiéter démesurément. En limitant et sécurisant votre matériel informatique, ordinateur ou téléphone portable, vous diminuez les chances que différentes escroqueries vous accablent.

Soyez attentif et critique, gardez la tête froide et écoutez votre sentiment de doute.

Un prince venant de l’étranger a besoin de vous pour débloquer une fortune d’un compte bancaire en Suisse. Vous n’avez qu’à suivre le lien suivant pour accéder à la fortune ! Une charmante demoiselle inconnue venue d’un coin paradisiaque sur le Terre veut devenir votre amie. Vous n’avez qu’à l’accepter dans vos amis et suivre le lien qu’elle offre pour plus de photos d’elle !

Une impression désagréable titille alors votre sens du danger ? Écoutez alors cette impression est à mon avis la chose à faire. Ne cliquer simplement pas. Ignorer, dénoncer ou informez-vous autrement sur la provenance de tel courriel.

On dit souvent que lorsque c’est trop beau pour être vrai, même si le gain peut être alléchant, et bien il y a de forte chance voire une certitude pour que se soit faux.

Mis à jour : sept 18

Je peux affirmer avec une quasi-certitude que simplement en lisant le titre de ce blogue, vous vous êtes fait une idée rapide et du contenu du texte qui suit. Vous avez déjà décidé si le sujet du texte qui suit vous intéresse ou non et dans le doute, vous lirez le premier paragraphe afin de confirmer votre intuition et satisfaire votre curiosité. Ensuite, vous vous ferez une opinion rapide qui sera en accord ou non avec vos principes et valeurs.

En lisant les gros titres dans le journal, la majorité des gens se font une idée très personnelle de l’information contenue dans le texte qui suivra et, ils s’intéresseront ou non au contenu réel du texte. Il en va de même avec vos publications dans les médias sociaux!

L’information étant maintenant facilement accessible à tous et chacun, il est important d’être prudent avec nos publications ainsi qu’à la portée ainsi qu’aux répercussions que pourraient avoir ces dernières. Nous sommes à l’ère de l’instantanéité, de la facilité d’accès aux images, de la liberté d’opinions et de choix.

Les vacances estivales sont à nos portes et nous avons tous hâte de nous retrouver entre amis sur une terrasse un cocktail à la main, souriants et détendus. L’envie de partager dans les médias sociaux ces images ou encore, nos photos de vacances dans le sud, les pieds dans le sable chaud, l’allure un peu trop festive, possiblement éméchée, laissant libre cours aux folies rêvées depuis trop longtemps, il en sera probablement de même pour le camping en famille, assis autour du feu de camp, chantant des airs de chansonniers québécois. Nous méritons tous notre moment de tranquillité que ce soit le temps de quelques jours ou quelques semaines mais, soyez prudent avec vos publications.

Près de la moitié des employeurs utilisent les réseaux sociaux pour en apprendre davantage à votre sujet.

Imaginez si vous agrémentiez en plus vos réseaux de texte pouvant porter à croire que vous ayez des préjugés, une vision ou des opinions très tranchés, à la limite de l’extrémisme, au sujet de certaines situations…

Les médias sociaux sont une excellente forme de communication mais, la photo ou le commentaire écrit en gros et en couleur aura un impact direct sur la première impression laissée à celui qui consulte votre profil virtuel. L’expression une image vaut mille mot prend ici tout son sens.

Portez un regard critique sur vos réseaux sociaux avant de débuter votre recherche d’emploi. Les gens qui consultent votre profil n’ont pas à savoir tout ce que vous faites, où, et comment. Vos souffrances et vos problèmes personnels ne devraient pas être étalés au vu et au su de tous.

Supprimez les photos, contenus et textes qui pourraient être sujets à des interprétations trompeuses ou qui seraient en désaccord avec vos pensées et vos valeurs. Prenez soin de bien choisir sites vers lesquels vous dirigez les gens car, certains intérêts pourraient vous porter préjudice face à certains employeurs.

Il est évidemment inutile de préciser l’importance de ne jamais médire au sujet de vos employeurs passés ou présents dans les médias sociaux!

Si vous sentez absolument le besoin de partager des commentaires, communiquer des bons coups, divulguer vos projets professionnels en cours sur vos pages personnelles : assurez-vous que ces derniers soient positifs et prenez soin de ne pas vous faire prendre au piège de la vantardise car, la ligne entre la confiance et l’arrogance est très mince!

Votre page professionnelle : Pour une image juste de ce que vous valez en affaires.

Bien que vous vous considériez comme une personne libre, fière de ses opinions et ses choix, que vous soyez à l’aise avec l’image que vous projetez et que vous croyez (à tort ou à raison) que les employeurs n’aient pas à faire la différence entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle, soyez prudents.

Bien que vous n’ayez pas complètement tort, vous devriez tout de même songer à vous créer une ou plusieurs pages professionnelles sur les réseaux sociaux tels que Facebook ou LinkedIn question de bien vous démarquer en affaires et que les recruteurs puissent avoir une image professionnelle juste de vous.

Entrer en relation avec des gestionnaires, des leaders d’opinions, des recruteurs ou de potentielles références par voies de communication professionnelles risque d’avoir un effet bénéfique sur l’opinion que d’éventuels employeurs pourraient avoir à votre sujet.

Grâce à ces outils de communications, montrez à la face du monde qui vous êtes réellement. Faites-en sorte que vos échanges ne restent pas que des mots ou des poignées de mains vides de sens, mais plutôt qu’ils deviennent des outils d’autopromotion forts qui vous servirons de tremplin dans la réalisation de vos projets et de vos choix de carrières.

Faites-en sorte que l’image que vous projetez attire le futur que vous souhaitez!