10 benefícios em digitalizar documentos

Updated: Fev 28

 

Ainda na dúvida em relação a eliminação do papel?

 

 

Por que esperar mais quando a sua empresa pode colher já os benefícios da digitalização de documentos?

 

Aqui estão os principais motivos para digitalizar seus documentos o quanto antes:

 

1. Mais espaço de escritório

 

O uso de espaços para armazenar documentos físicos é dispendioso.

 

A digitalização de seus documentos libera espaço de escritório para que ele possa ser usado para gerar mais receita à sua empresa.

 

Milhares de arquivos podem ser armazenados em um único servidor em vez de ocupar espaço em arquivos volumosos.

 

2. Melhorar a preservação da informação

 

Se você tem importantes documentos históricos, você deseja preservá-los para os próximos anos.

 

Infelizmente, o processo de envelhecimento acelera cada vez que são manuseados.

 

A digitalização de documentos é a solução do “último toque” que permite proteger informações importantes da deterioração física com o benefício adicional de melhorar a legibilidade dos registros impressos antigos.

 

3. Melhor segurança de dados

 

Proteger informações de cópia impressa é difícil, na melhor das hipóteses.

 

Os documentos digitalizados podem ser criptografados, protegidos por senha e armazenados de forma segura na nuvem.

 

Você pode atribuir níveis de acesso a usuários específicos e rastrear toda a atividade do arquivo.

 

4. Colaboração melhorada dos funcionários

 

A digitalização de documentos facilita o compartilhamento de documentos e a colaboração em projetos sem ter que reproduzir informações em papel.

 

O pessoal em vários locais pode acessar e visualizar documentos eletrônicos simultaneamente.

 

5. Conformidade com auditoria

 

O cumprimento é uma realidade para a maioria das empresas.

A digitalização de documentos torna mais fácil a sua empresa cumprir suas obrigações legais e regulamentares.

 

Os arquivos digitais podem ser organizados, indexados e produzidos rapidamente para atender às demandas do auditor mais rigoroso.

 

6. Melhor atendimento ao cliente

 

Se você tem clientes em mais de uma região, é difícil fornecer um serviço de atendimento consistente.

 

Em vez de ter que imprimir e enviar contas, declarações de faturas e outros itens, a digitalização de documentos permite que você obtenha informações importantes para seus clientes muito mais rápido.

 

7. Menos problemas de papel

 

Desordem mata a produtividade. A desordem de papel não precisa ser a norma em seu escritório.

A digitalização de documentos evita que o excesso de papel se acumule em primeiro lugar para que seus funcionários possam ser tão produtivos quanto possível.

 

8. Melhoria da recuperação de desastres

 

Os documentos em papel são especialmente vulneráveis ​​a incêndios, inundações e desastres naturais.

 

Felizmente, a digitalização de documentos oferece uma melhor recuperação de desastres para sua empresa, sendo um backup vital de informações importantes da sua empresa.

 

9. Mais tempo

 

Uma pesquisa da AIIM descobriu que pode levar uma média de 37 minutos para encontrar um arquivo em papel.

 

A digitalização de documentos simplifica o acesso a arquivos em toda a sua organização.

 

Os arquivos podem ser recuperados rápida e facilmente sem ter que deixar sua mesa.

 

10. Um planeta mais verde

 

A digitalização de documentos não é apenas boa para o seu negócio, pois também beneficia e muito o meio ambiente.

 

De acordo com o Projeto Paperless, o trabalhador de escritório médio usa 10.000 folhas de papel por ano.

 

São muitas árvores!

 

E mesmo que uma mera fração desse papel acabe no fluxo de resíduos, causa danos ao meio ambiente.

 

A digitalização de documentos reduz consideravelmente o consumo de papel da sua empresa para um planeta mais verde.

 

Agora que você sabe que os benefícios da digitalização de documentos são muito bons para ignorar, por que esperar por mais tempo?