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Qu'est-ce qu'une télésecrétaire ?

Mis à jour : oct 22

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Qu'est-ce qu'une télésecrétaire ?

Définition :

D’après la définition Réverso : « une télésecrétaire est une personne effectuant du télésecrétariat, activité de secrétariat à distance, les textes étant transmis par télécommunication, saisis et renvoyés soit par voie postale, soit par télécommunication ».  

Cela résume assez bien, mais on peut rajouter que la télésecrétaire peut être salariée d’une entreprise ou à son propre compte. Travailler de son bureau, mais aussi être amenée à se déplacer dans les bureaux de son client.

On peut la nommer de différentes façons : télésecrétaire, secrétaire indépendante ou freelance, assistante administrative indépendante ou freelance, assistance commerciale, assistante virtuelle

Quel est son rôle ?

Pour entrer plus dans les détails, en général une télésecrétaire est une secrétaire qui a déjà de l’expérience dans ce domaine et qui décide de créer sa propre entreprise de secrétariat.

En fonction, de son expérience et de ses compétences, elle peut choisir une spécialité :

  • Le secrétariat juridique : travailler uniquement avec les professions juridiques,

  • Le secrétariat médical : travailler uniquement avec les professions médicales et paramédicales,

  • La télétransmission : effectuer les télétransmissions des professions médicales et paramédicales, ainsi que les retours Noémie,

  • L’assistance commerciale : prospection téléphonique dans le but de vendre un produit ou service, ou de décrocher des rendez-vous pour ses clients,

  • La (re)transcription : frappe et/ou mise en page de documents, de rapports, de réunions…

  • La permanence téléphonique : gérer les appels et tenir l’agenda de ses clients,

  • Aide aux écrivains : frappe d’un ouvrage, et/ou sa relecture et sa mise en page

  • Traducteur : traduction de documents,

  • Organisatrice événements tels qu’un séminaire, un déplacement, un salon…

  • Aide aux particuliers : création de CV, aide à la rédaction de mémoires, de rapports, aide à l’organisation et à la gestion de l’administratif personnel.

Comme vous pouvez le voir, le télésecrétariat est un monde très vaste et offre de nombreuses possibilités.

Pourquoi faire appel à une secrétaire à distance, plutôt que d’embaucher une secrétaire ?

Les raisons peuvent là aussi être nombreuses :

  • Vous n’avez besoin d’aide que pour quelques heures par semaine ou par mois, l’embauche se révèle donc coûteuse et laborieuse pour si peu,

  • Vous n’avez pas les moyens d’acheter du matériel pour une secrétaire, de payer les cotisations, les congés payés et maladies…

  • Vous n’avez pas de local pour embaucher une secrétaire,

  • Votre secrétaire est absente, faire appel à une intérim à chaque fois coûte cher. De plus, il y a une perte de temps pour la former à chaque fois si ce n’est pas la même qu’on vous envoie,

  • Vous (ou votre secrétaire) faites face à une surcharge de travail ponctuellement,

  • Vous gérez vous-même votre administratif, ce qui vous prend du temps et empiète sur vos heures de travail ou de loisirs,

  • Vous n’avez pas le temps de gérer tout votre administratif, vous faites donc au plus urgent et laissez de côté des tâches telles que la relance des impayés. Ces derniers atteignent finalement des sommes astronomiques,

  • Vous ne pouvez pas travailler et répondre au téléphone en même temps,

  • Vous ne savez tout simplement pas faire une tâche en particulier.

Autant de raisons qui font qu’une télésecrétaire peut vous aider. Cette dernière peut se déplacer dans vos bureaux ou travailler depuis son domicile. Elle s’adapte à vos besoins après avoir évaluer ces derniers avec vous.